Comment fidéliser ses collaborateurs ?

De nombreux cabinets d’avocats doivent faire face à un important taux de turn-over. Dans certains cas, le modèle RH est construit tel que le turn-over est une conséquence logique et inévitable. C’est le cas des modèles up/ out par exemple. Néanmoins, un grand taux de turn-over peut devenir problématique s’il n’est pas voulu par le modèle du cabinet.

Le turn-over engendre des coûts considérables : avant le départ de l’avocat, celui-ci est moins productif, lors de son départ on perd des compétences clés nécessaires au bon fonctionnement du cabinet et il faut prendre le temps de recruter une nouvelle personne, qui ne sera pas à 100% opérationnelle avant 6 mois en moyenne. Pour éviter ces coûts et la perte de temps liés à des départs de collaborateurs, il est important de mettre en place des actions pour les fidéliser. Comme pour les clients, les collaborateurs satisfaits resteront dans votre cabinet.

Management

Dans un premier temps, il est nécessaire d’avoir un système de management efficace qui permet d’offrir un environnement de travail favorisant la productivité.

Organiser des points réguliers

Il est essentiel de prendre le temps de communiquer avec votre collaborateur lors de points réguliers. D’une part, cela peut permettre de vérifier l’avancée des dossiers en cours et de prévenir un éventuel retard ou des difficultés dans la production. D’autre part, ces points sont aussi le moment d’échanger autour de la situation générale du collaborateur et savoir si tout se passe bien pour lui au sein du cabinet (charge de travail, entente avec le reste des équipes…). C’est le moment de faire des feedbacks à l’avocat mais vous devez également lui laisser l’opportunité de vous en faire pour que ce soit à double sens. De cette manière, vous favorisez la communication avec les collaborateurs et vous pouvez désamorcer tout problème avant qu’il ne devienne trop important.

L’idéal est de faire ces points individuels toutes les 2-3 semaines afin de ne pas laisser passer trop de temps sans aucun moment d’échange. Rendez ces points officiels avec une invitation dans l’agenda et ne les repoussez pas (sauf urgence), au risque d’envoyer le signal que ce n’est pas vraiment important. Vous pouvez prendre des créneaux de 30 minutes par collaborateur mais il est possible que ces points durent moins longtemps que prévu si tout se passe bien (inversement, ils peuvent durer plus longtemps s’il y a un problème à régler).

Identifier les moteurs

Chaque collaborateur est différent et sera sensible à des critères différents lors de la fidélisation. Vous devez donc identifier les moteurs chez vos collaborateurs. Cela peut être la rémunération mais il peut aussi y avoir une envie d’apprendre, un besoin de temps (équilibre vie professionnelle/ personnelle), un besoin de feedbacks positifs sur le travail, un besoin de marques d’intérêt personnel. Bien sûr, tous ces moteurs sont appréciés mais il y en a un toujours un qui est privilégié par le collaborateur.

En fonction de chaque moteur, mettez en place des actions concrètes pour les alimenter : donner une prime ou une augmentation, assouplir le temps de travail si un collaborateur habite loin, accorder plus de plages de télétravail, proposer des formations, les envoyer à des évènements ou des conférences, faire venir des intervenants, exprimer des remerciements, féliciter à l’écrit et à l’oral vos collaborateurs, les mettre en avant dans des supports de communication internes et externes…

À vous de trouver les actions que vous souhaitez mettre en place en fonction de votre équipe. Quoi qu’il en soit, pour que ces actions soient efficaces, il est nécessaire de bien connaître vos collaborateurs et de s’intéresser à eux : projet d’achat qui nécessite de l’argent ? Changement de situation familiale ? Centres d’intérêt ? Le temps qu’il met pour venir au bureau ? Sans être trop intrusif, intéressez-vous à vos collaborateurs pour pouvoir identifier les moteurs propres à chacun.

Organisez des évènements pour faire vivre la vie de l’équipe

De manière générale, organiser plusieurs évènements pour rythmer la vie de l’équipe tout au long de l’année. Cela peut aller d’un simple pot une fois par mois à un séminaire chaque été ou encore un évènement culturel ou team-building une fois par semestre. Ces évènements permettent de construire du lien avec vos collaborateurs et de renforcer l’esprit d’équipe au sein du cabinet. À vous de choisir les activités et les évènements que vous souhaitez organisez en fonction de la culture de votre cabinet.

Parcours d’évolution

Afin de fidéliser vos collaborateurs, il faut qu’ils puissent se projeter à long terme au sein de la structure. Pour cela, vous pouvez construire plusieurs parcours d’évolution que vos collaborateurs pourront prendre.

Construire des parcours d’évolution clairs

Pour avoir des parcours clairs, il est nécessaire de penser chaque étape du parcours. Dans un premier temps, il faut définir le moment d’entrée dans le parcours : à quel moment un collaborateur peut prétendre à tel ou tel parcours ? Est-ce que cela nécessite d’avoir des compétences particulières, un niveau d’expérience ou d’ancienneté dans la matière ? Dressez une liste de choses concrètes qu’il est nécessaire d’avoir pour entrer dans le parcours.

Ensuite, il faut penser l’arrivée : où est-ce que le parcours mène le collaborateur ? Devient-il associé à la fin du parcours ? Manager ? Vous devez penser aux profils que vous souhaitez avoir dans votre cabinet et dont vous avez besoin. Ainsi, il est possible d’avoir plusieurs parcours avec différents points d’arrivée.

Enfin, il est nécessaire de penser les étapes intermédiaires entre l’entrée et l’arrivée. Il n’y a pas de règles définies : vous pouvez en avoir une, cinq, voire pas du tout, cela dépend des parcours que vous souhaitez avoir et de votre stratégie RH. Toutefois, ces étapes doivent être bien identifiables et doivent être systématiques pour tous les avocats.

L’objectif est que tous les collaborateurs soient logés à la même enseigne et disposent des mêmes ressources, moyens et parcours. Cela garantie l’égalité pour tous et leur permet de se projeter car les parcours sont accessibles à tous les collaborateurs qui remplissent les conditions déterminées par le cabinet. De cette manière, vous offrez de réelles opportunités qui permettront de fidéliser vos talents.

Les faire monter en compétences

Si vous construisez des parcours, vous devez également faire monter en compétences vos collaborateurs pour leur permettre d’avancer. Vous devez donc penser les actions que vous mettrez en place pour développer les compétences des avocats. Ces compétences peuvent être d’ordre juridique mais également plus transversales : management, développement commercial, financières… En fonction de chaque parcours, donnez la possibilité à vos collaborateurs d’acquérir les compétences nécessaires en leur finançant des formations. Cela leur permet de devenir plus performants mais surtout d’atteindre plus rapidement les étapes suivantes du parcours, ce qui renforcera aussi leur sentiment d’accomplissement.

Communiquer auprès de vos collaborateurs

Pour que ces parcours soient un bon moyen de fidélisation, il est essentiel de les communiquer auprès de vos collaborateurs. Dans un premier temps, construisez un document reprenant l’ensemble des parcours et leurs modalités (entrée, arrivée, étapes, conditions d’évolution, compétences…). Ce document pourra être remis à tous les collaborateurs dès leur arrivée pour leur présenter les évolutions de carrière possible au sein de votre cabinet.

Par la suite, utilisez les entretiens individuels pour faire le point avec le collaborateur sur ses envies d’évolutions et préparez avec lui l’entrée dans un des parcours disponibles.

Grille de rétrocession claire et transparente

Construire une grille de rétrocession transparente

En plus des parcours et des évolutions de carrière possibles, les collaborateurs doivent avoir accès à une grille de rétrocession claire et transparente, fondée sur des critères objectifs. Cette grille permet au collaborateur d’avoir une vision claire des pratiques en termes de rémunération et de pouvoir envisager une évolution de rémunération s’il reste dans votre cabinet.

Cette grille peut comprendre différents paliers de rétrocessions fixes, en fonction du niveau d’expérience. Celui-ci peut être exprimé en année ou en niveau de seniorité (junior, confirmé, senior, manager).

À la rétrocession fixe, vous pouvez ajouter une rémunération variable dont le déblocage sera conditionné à l’atteinte des objectifs fixés avec les associés. Cela reste le meilleur moyen d’inciter vos collaborateurs à se dépasser et réaliser les objectifs demandés. Ainsi, vous motivez vos collaborateurs tout en obtenant des résultats significatifs sur leurs performances et vous justifiez leur rémunération.

Enfin, il est même possible d’ajouter un intéressement qui sera débloqué si les objectifs de performances globales du cabinet ont été atteints (chiffre d’affaires donné, augmentation du résultat d’un certain pourcentage…). Cela permet d’impliquer toutes les équipes dans la croissance du cabinet.

Communiquer au collaborateur

Le but est, encore une fois, d’avoir un document clair pour communiquer de manière transparente en interne. La grille de rétrocession doit être partagée avec l’ensemble des collaborateurs et ce, dès leur arrivée. Elle sert de base aux entretiens individuels et aux négociations de rémunération.

Cet outil renforce le sentiment d’appartenance mais surtout, permet au collaborateur de se projeter à long terme et envoie un signal positif de transparence de la part du cabinet.

En résumé, si vous souhaitez garder vos collaborateurs plus longtemps, il faut leur montrer qu’ils ont une place à long terme dans votre structure. Pour cela, construisez de véritables parcours d’évolutions pour les faire monter en compétences et leur offrir la possibilité de se développer avec le cabinet. Parallèlement à cela, renforcez vos compétences en management pour mettre en place un cadre de travail favorable à la productivité et à l’épanouissement des équipes. Dans tous les cas, vous devez rester à l’écoute de vos collaborateurs si vous ne voulez pas perdre les talents et souffrir des conséquences d’un fort turn over.

Pour aller plus loin :
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