Augmenter sa rentabilité

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Contexte

Le cabinet est constitué de deux associés et d’une juriste ainsi que d’une assistante. Il est spécialisé dans le droit douanier et 80% de ses clients se trouvent en dehors de l’Union Européenne. Afin de répondre aux besoins de ses clients, le cabinet travaille avec de nombreux prestataires externes.

Problématique

Le principal problème du cabinet est sa rentabilité, qui est assez faible et qui pourrait être optimisée. Le cabinet a des ambitions de développement mais les outils et procédures en place alourdissent les opérations.

Intervention

L’objectif principal de la mission est de réaliser un audit afin de dégager les pistes pour augmenter la rentabilité du cabinet, tout en remontant rapidement la trésorerie, grâce à des process opérationnels plus fluides et un développement plus efficace. L’objectif est donc d’augmenter la productivité quotidienne des avocats, grâce à une meilleure organisation de travail, et ainsi réduire les coûts de production lié aux traitements des dossiers. De cette manière, le cabinet peut faire plus de marge sur les prestations effectuées.

Pour cela, deux journées d’observation et d’échanges ont été menées au sein des deux sites du cabinet, en plus des analyses des documents fournis par le cabinet. Lors de ces journées sur le terrain, les consultants d’Anomia ont pu plongé dans les outils pour comprendre comment fonctionnait le cabinet et l’organisation interne entre les différents avocats.

Nous avons étudié en détail les processus liés à :

la production : suivi client, transfert de connaissances, suivi des temps et outils de visioconférence
le suivi client et le développement de clientèle : CRM et informations clients, nurturing clients, prospection
l’onboarding et la connaissance : connaissance métier, aide à la production, onboarding
la facturation, la comptabilité et la finance : facturation clients et intervenants extérieurs, comptabilité, pilotage financier.

Résultats

Cette intervention a permis de dégager des actions tactiques à court terme et des actions stratégiques à long terme, en fonction de l’état des lieux et des objectifs définis par le cabinet.

A court terme, la priorité est d’optimiser les coûts fixes en gagnant du temps, grâce à un stockage centralisé et la mise en place d’un ERP(Enterprise Resource Planning ou progiciel de gestion intégré en français). Dans un second temps, il s’agit d’augmenter les volumes de chiffre d’affaires en boostant l’acquisition et la fidélisation. Enfin, un nouveau mode de facturation et un process de relance mieux définis doivent permettre de limiter les retards de paiement pour remonter la trésorerie.

A long terme, le cabinet doit mener une stratégie visant à augmenter le taux horaire réel, d’abord en réorientant la clientèle puis en internalisant petit à petit les activités aujourd’hui sous-traitées, notamment grâce à l’asset building, qui consiste à construire de nouvelles compétences en prenant des missions qu’on ne sait pas encore faire. Parallèlement à cela, les associés doivent se concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée et doivent relever le taux de levrage opérationnel (nombre de collaborateurs/ juristes par associé), afin de devenir un véritable cabinet de niche performant.

Cette mission a donc permis au cabinet d’avoir une vision précise des actions à mener pour augmenter son efficacité et optimiser sa rentabilité.