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Réussir la transformation numérique de son cabinet

Désormais, les outils digitaux font partie intégrante de nos vies. C’est donc tout naturellement que les entreprises ont adopté de nouvelles solutions digitales afin d’être plus performantes dans leur activité. 

Le secteur du droit n’est pas épargné et ce sont de nombreux cabinets qui ont entamé leur transformation numérique.

Réaliser ce virage vers le numérique permet d’avoir de nombreux avantages concurrentiels : gains de temps et de productivité, meilleur développement de la clientèle… 

Si vous n’avez pas encore pris le train du numérique pas de panique, tout n’est pas perdu.

Dans cet article, vous trouverez les points essentiels afin de mettre à profit tous les outils digitaux pour votre activité d’avocat.

Ces quelques conseils vous donnent les bases de la transformation numérique mais si vous souhaitez allez plus loin, nous proposons de nombreuses formations et des missions de conseil visant à vous aider dans l’implémentation concrète de ces conseils. 

Créer des processus

Réussir la transformation numérique de son cabinet

La première étape, contrairement à ce que l’on pourrait penser, n’est pas de se plonger dans un benchmark d’outil pour choisir celui qui nous ferait le plus envie.

En effet, le numérique n’est pas une solution magique et les solutions qui s’offrent à nous ne sont que des outils permettant de faciliter les tâches que nous effectuons déjà.

Nul ne sert donc d’adopter des outils qui nous rendraient la tâche plus difficile : des outils trop chers, trop compliqués et qui n’interviendraient que sur une toute petite partie de votre activité seraient inutiles

La première chose à faire est donc de créer ou de formaliser les processus qui ont lieu au sein de votre structure. L’idée est de pouvoir créer des processus clairs et compréhensibles de tous, qui sont et seront bien appliqués.

Vous pouvez diviser les processus en plusieurs catégories : développement commercial, gestion administrative des dossiers, gestion de la relation client.

Un processus doit avoir un début et une fin : il s’agit d’un enchaînement ordonné qui vous permet de réaliser une tâche dans son ensemble. 

Par exemple, en ce qui concerne le développement commercial, vous avez peut-être déjà un processus en place : 

  1. Premier contact avec le prospect/ Échange de coordonnées (mail, téléphone)
  2. Premier rendez-vous au cabinet 
  3. Envoi d’une proposition d’intervention
  4. Rendez-vous de négociation
  5. Relance du prospect
  6. Acceptation/ refus 
  7. Enregistrement comme client ou contact dormant

Il s’agit d’un processus marketing qui est assez similaire dans toute entreprise et que vous effectuez sûrement déjà.

L’objectif est de pouvoir le formaliser de telle manière qu’un autre avocat puisse savoir par quelles étapes il doit passer lors d’une vente avec un client.

Ceci n’est qu’un exemple très simplifié mais il en existe une multitude d’autres. A vous de déterminer les processus propres à votre activité.

Une fois que vos processus ont été mis par écrit, vous disposez alors d’une cartographie et de fiche processus que n’importe qui pourra consulter et qui vous aideront dans la gestion quotidienne de vos tâches. 

Choisir les bons outils pour la transformation numérique de votre cabinet d’avocats

Réussir la transformation numérique de son cabinet

Grâce à la cartographie de vos processus, vous pourrez identifier les étapes qu’il est possible d’automatiser et pour lesquelles il vaudrait mieux utiliser un outil digital.

Par exemple, si votre processus de vente nécessite des relances à échéances régulières, vous pouvez mettre en place un CRM pour vous aider grâce à des rappels automatiques.

Si vous vous rendez compte que vous partagez beaucoup de documents en interne par mail, vous pouvez optez pour un outil de gestion électronique des documents (GED).

Pour choisir le bon outil, vous devez donc plonger dans vos processus et votre façon de fonctionner plutôt que de prendre le dernier outil à la mode ou celui utilisé par d’autres cabinets qui ne correspondraient peut-être pas à votre quotidien. 

Une fois que vous avez défini le type d’outil qu’il vous faut (CRM, ERP, Drive, messagerie instantanée…) vous pouvez ensuite vous intéressez plus en détail aux différentes solutions qui existent sur le marché.

Souvent, les différents outils s’adaptent aux tailles des entreprises : il existe des outils pour PME ou pour grandes entreprises. Il existe même des outils spécifiquement adaptés aux avocats qui prennent en compte toutes les spécificités de votre activité tel que Diapaz.

Prenez le temps d’étudier le marché, d’autant plus que de nombreuses solutions vous permettent d’avoir un essai gratuit. Vous pouvez commencer par tester l’outil vous-même avant de le déployer dans tout le cabinet. 

Former les équipes dans la transformation numérique de votre cabinet d’avocats

Une fois que vous avez choisi le bon outil, celui adapté à votre structure et à vos processus, vous devez embarquer tout le cabinet dans l’adoption de cette nouvelle solution.

Pour cela, il est nécessaire de prendre le temps de former les avocats du cabinet mais aussi les assistantes, les stagiaires, les salariés et toute personne qui sera amenée à interagir avec l’outil.   

Sans ce temps de formation et d’adaptation, vous ne réussirez pas votre transformation numérique.

Pour faciliter l’adoption du nouvel outil, n’hésitez pas à impliquer tout le cabinet dans cette transformation, notamment dans la formalisation des processus. Cela permettra à tout le monde de comprendre les enjeux de cette transformation numérique. 

Prenez donc plusieurs jours pour présenter les outils et laissez le temps aux membres du cabinet de les prendre en main.  Il est même possible de faire appel à des personnes travaillant pour ces solutions afin de former vos équipes. 

Adapter en permanence

Si vous avez suivi les étapes précédentes, vous avez réussi à adopter de nouveaux outils au sein de votre cabinet qui facilitent votre activité. Cependant, même une fois ces outils adoptés, vous devez continuer à transformer votre cabinet en permanence.

En effet, la transformation numérique nécessite d’être agile dans sa démarche : vous devez vous adapter aux changements de processus, aux nouvelles façons de travailler qui pourraient émerger avec le nouvel outil. 

Choisir la transformation numérique c’est choisir de s’adapter en permanence et de ne pas s’enfermer dans des pratiques qui ne correspondent plus à votre structure.

En gardant cela en tête, vous serez à même de faire évoluer votre cabinet et vous réussirez le pari de la transformation digitale.

Vous avez toutes les clés pour réussir votre transformation

Pour réussir la transformation numérique, il ne suffit donc pas de prendre tous les outils qui s’offrent à vous. Il est nécessaire de la penser sous le prisme de votre activité et de vos tâches quotidiennes.

Pour cela, partez de vos processus avant de regarder ce qui se fait dans le marché. Et une fois que vous avez trouvé les bons outils digitaux, adaptés à votre structure, prenez le temps de former vos équipes.

Il est nécessaire de penser la conduite du changement et cela passe par l’implication de tous dans la transformation numérique pour qu’elle soit réussie.

Dans tous les cas, la transformation numérique n’est jamais terminée et nécessite un fonctionnement agile, pour s’adapter en permanence aux changements qui peuvent émerger. 

Pour vous aider dans votre transformation digitale, Anomia vous accompagne lors de missions de conseil dédiées à ces enjeux. Forts de notre expérience au sein des cabinets d’avocats, nous mettons en place les méthodes de l’entreprise pour vous permettre d’atteindre vos ambitions. Pour aller plus loin dans la digitalisation de votre cabinet, nous avons rédigé un guide sur le marketing digital ! Vous pouvez le lire en intégralité en cliquant sur le bouton ci-dessous :

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