Préparer le départ d’un collaborateur : l’offboarding

Le départ d’un collaborateur est un événement inévitable au sein d’un cabinet d’avocats. C’est le cours de la vie. Qu’il s’agisse d’une décision personnelle du collaborateur ou d’une décision prise par le cabinet, il est essentiel de bien prendre en compte les différents aspects cette transition en amont afin de moins être pris au dépourvu lorsque que ça arrive. Un offboarding c’est le processus de départ. Cette période permet de faire la transition en douceur et surtout d’être prêt au changement. La finalité étant de préserver l’image du cabinet et la continuité des services.

Parce que c’est un phénomène courant et qui peut parfois être la cause de désorganisation et de perte de temps, nous vous proposons aujourd’hui différentes étapes pour préparer le départ d’un collaborateur.

Est-ce qu’il faut absolument retenir ce collaborateur ?

Communiquer ouvertement et en amont au sein du cabinet

Idéalement, le départ d’un collaborateur ne devrait pas constituer une surprise. En effet, si la communication et le dialogue entre les collaborateurs et les associés / dirigeants sont efficaces, alors le départ est une option qui doit être évoquée en amont. Que cela vienne d’un côté ou de l’autre (décision, discussion sur l’avenir d’un collaborateur, etc.), elle doit être abordée.

Ainsi, n’hésitez pas à multiplier les points avec vos collaborateurs à titre individuels afin de suivre leurs ambitions. Pour cela, il faut savoir faire une écoute active et surtout pouvoir répondre aux potentielles questions. Cela permettra de clarifier la situation et de prévenir les malentendus. A l’évidence, cela permet de mieux encadrer un potentiel départ, de mieux le prévoir mais aussi et surtout de comprendre la raison du départ : malaise, ambition, changement de vie, etc.

Élaborer un plan de transition pour son cabinet d’avocats

Si un collaborateur évoque clairement l’envie de partir il est nécessaire d’élaborer un plan de transition pour assurer la continuité des dossiers et des responsabilités. Pris à la dernière minute, le départ d’un collaborateur peut devenir un « problème » considérable pour l’équipe dont il faisait partie. Grosse charge de travail, désorganisation, mauvaise communication, ce sont des conséquences qu’il est préférable d’éviter.

Ainsi, identifier les tâches, les projets en cours et les clients qui seront affectés par le départ vous permettra de prendre une longueur d’avance. Pour prévoir le coup et s’organisez en amont vous pouvez répartir les tâches entre les autres membres de l’équipe ou envisager de recruter un remplaçant. Assurez-vous de donner au collaborateur avocat suffisamment de temps pour transférer ses connaissances et pour terminer les tâches en cours.

Plus vous vous y prendrez en avance, mieux sera gérée la situation. En réalité, il faut que la transition soit faite en douceur afin qu’elle ne se sente pas, qu’elle ne soit pas brutale.

Respecter la confidentialité et la protection des données au sein du cabinet

Le respect de la confidentialité et la protection des données (voir notre article sur la cybersécurité) sont des aspects cruciaux lors du départ d’un collaborateur avocat. Assurez-vous que toutes les informations confidentielles et les données sensibles auxquelles le collaborateur avocat a accès sont sécurisées et protégées. Révoquez les accès aux systèmes et aux bases de données auxquels il n’a plus besoin d’avoir accès, tout en veillant à ce qu’il puisse encore accéder aux informations nécessaires pour finaliser les dossiers en cours.

Planifier les formalités administratives :

Le départ d’un collaborateur avocat implique également de nombreuses formalités administratives. En effet, il est encadré par un certain nombre de règles et de normes qui sont utiles de rappeler.

Préparez les documents nécessaires, tels que les lettres de démission, les accords de cessation d’activité ou les contrats de transfert de responsabilités. Assurez-vous que toutes les obligations légales et contractuelles sont respectées. Informez les ressources humaines et les autres services pertinents pour coordonner les processus administratifs tels que la récupération des équipements, le remboursement des frais, etc.

Pour que tout soit clair, voyez avec le collaborateur en question ces différents éléments :

• La durée légale du préavis ainsi que les clauses spécifiques du contrat qui vous lie
• Les alternatives et solutions envisageables
• Les liens clients et les relations intra-équipes impactées
• Les encours et délais dans les dossiers concernés

Pour finaliser une collaboration, un entretien de départ peut permettre de prendre du recul. Un entretien de départ est un rendez-vous formel entre l’employeur et le salarié qui quitte l’entreprise. Cet entretien fait partie intégrante du processus de départ. Il est fait pour comprendre ses motivations et aider à prendre des mesures afin de fidéliser les salariés et mieux recruter.

Un entretien de départ peut contribuer à améliorer les ressources humaines. Cet échange permet d’avoir un retour direct et plus décomplexé sur les avantages, la rémunération, le management… La personne sur le départ n’a effectivement plus rien à prouver ni à perdre à être franc sur les dysfonctionnements et les raisons de son départ. Cela permettra à l’avenir à l’organisation d’améliorer son atmosphère de travail et le bien-être professionnel des avocats restants.

Cet entretien est l’occasion également d’avoir un retour sur l’environnement de travail, le management, les rapports entre les équipes et la façon dont est organisé le travail d’équipe.

Pour aller plus loin sur le sujet, Neria, l’incubateur de talents a écrit un article en ce sens ! N’hésitez pas à les suivre.

Organiser un départ respectueux et valorisant

Le départ d’un collaborateur, c’est l’opportunité de lui prouver votre reconnaissance pour son travail et ses contributions. Organisez un événement de départ pour lui permettre de dire au revoir à ses collègues et de partager des moments agréables.

Il vaut toujours être en bons termes avec les anciens membres de votre cabinet. En effet, cet aspect est partie intégrante de la marque employeur. Si une collaboration s’est bien passée, il n’y a pas de raison qu’elle se finisse mal. Il faut apprendre à être professionnel et surtout à garder contact. Cette personne pourrait revenir dans votre cabinet et éventuellement le recommander !

En gérant bien le départ d’un collaborateur, cela vous permet de pérenniser votre activité. C’est une étape que tout le monde redoute. Néanmoins, elle est inévitable. Il est préférable qu’elle se passe bien.

Mal gérée, un départ peut provoquer du désordre, de la perte de temps et encore d’autres conséquences. En communiquant ouvertement et régulièrement, en élaborant un plan de transition, en respectant la confidentialité et en planifiant les formalités administratives, vous serez en mesure de gérer cette transition de manière professionnelle.

Parce que la réputation de votre cabinet est particulièrement en jeu lors de moments comme celui-ci, vous devez apprendre à les gérer avec calme et recul.