3 outils utiles et gratuits pour vous faire gagner du temps

Bien conscients que votre temps est précieux, nous allons vous présenter aujourd’hui trois outils utiles et gratuits pour l’optimiser et vous faciliter la tâche.

Alors respirez un bon coup, prenez 5 minutes pour vous et soyez concentrés.

Lors de nos formations ou de nos rencontres avec des avocats à des évènements, nous nous sommes rendu compte qu’une problématique revenait de manière assez courante. Presque unanimement, nos clients nous parlent des difficultés qu’ils ont, qu’ils ressentent à hiérarchiser leur travail, à s’organiser et à gérer leur temps.

De notre côté, nous nous sommes penchés sur le sujet, nous avons mené notre petite enquête et nous nous sommes rendu compte qu’en effet, beaucoup d’avocats (de tous les milieux) croulent sous la charge de travail et par conséquent ne prennent pas le temps de penser à comment être plus productif.

A part foncer tout droit vers le burnout, finir par être moins productif en oubliant certaines tâches, en en bâclant d’autres, ce train de vie ne sera en rien bénéfique et gratifiant. C’est un cercle vicieux, on le sait. Et pourtant,  vous n’êtes pas préparés en fac de droit à ce genre d’épreuves.

Certains débordent même sur leur temps personnel et cela impacte par conséquent leur vie intime. La commission Egalité et Diversité du syndicat des Avocats Conseils d’Entreprises a mené en 2017 une enquête nationale sur la qualité de vie des avocats. Ce qu’il en ressort, c’est que 28% des sondés envisagent de quitter la profession pour un meilleur équilibre avec leur vie familiale.

N’oubliez jamais que fatigué, vous ne pouvez pas être aussi efficace qu’en forme. Et cela va de même si votre santé mentale est touchée. Aussi, votre priorité doit être votre bien être. Certes en tant qu’avocats vous devez vous démener pour vos clients mais en vous organisant mieux, vous leur délivrerez un service beaucoup plus qualitatif.

Yoan Havard en parle ouvertement dans notre podcast. Il explique qu’il lui a été difficile de concilier vie de travail et vie de famille, que c’est un vrai effort à tenir.

Dans ce cas-là, il peut y avoir un mauvais management, des limites d’horaires de travail pas être assez claires, … Il peut y avoir maintes raisons mais le résultat est le même : une mauvaise gestion du temps de travail.

Alors pas de panique, nous avons travaillé, nous nous sommes sensibilisés sur le sujet. Et c’est pourquoi nous vous présentons aujourd’hui trois outils gratuits qui vont vous permettre de changer radicalement vos habitudes et de vous dégager du temps.

De manière générale, nos articles et nos guides sont faits pour vous aider à prendre du recul sur vos habitudes afin de prendre des réflexes qui sont nécessaires à la bonne gestion de votre métier.

Alors les voici :

Avant-propos : nous savons bien que nombre d’entre vous sont assez réticents vis-à-vis du numérique et aiment écrire sur papier : mais nous assistons à une ère de digitalisation c’est pourquoi notre article du jour restera dans le thème.

1- Calendly

Le premier outil que nous vous présentons c’est Calendly. Vous n’avez pas pu le rater et vous l’avez sans doute déjà utilisé ! C’est une start-up fondée il y a une dizaine d’années et qui compte aujourd’hui plus de 10 millions d’utilisateurs. Elle est positionnée comme l’une des meilleures pour les entreprises qui souhaite mettre en place un système opaque de prise de rendez-vous.

Mais alors, concrètement, c’est quoi ?

C’est un logiciel gratuit de planification de rendez-vous. En l’utilisant, vous vous dégagez du temps. En effet, il n’est plus à votre charge d’organiser votre emploi du temps. Au lieu de vous démener pour vous adapter aux autres, ils le font pour vous. C’est un moyen simple de pour choisir ses heures de réunion sans forcément à avoir la lenteur que peuvent entraîner les échanges par mails.

Cette plateforme fonctionne sur ordinateur de bureau, sur téléphone ou encore sur tablette.

Bien souvent, on tergiverse pendant des jours (il faut prendre en compte que tout le monde n’est pas actif aux mêmes heures, n’a pas la même notion du temps, etc.) et cette plateforme permet de faire au plus simple.

Pour l’utilisation : il vous suffit de partager le lien de votre calendrier et vos prospects pourront prendre rendez-vous en fonction de votre emploi du temps. Vous pourrez en amont définir vos préférences en matière de disponibilité. Les rendez-vous seront automatiquement ajoutés aux calendriers.

Ce logiciel de planification est très facile d’accès et d’utilisation, il vous fera gagner du temps tout en amélioration la qualité de votre service et la gestion de votre équipe. Donc il peut être à la fois être destiné à la structure interne du cabinet tout en prenant en compte les besoins des prospects.

Pour ce qui est du support client, il est disponible 7 jour sur 7 et beaucoup d’articles ou de fiches techniques sont disponibles sur le site afin de vous assister et de vous aider à prendre en main le logiciel.

En ce qui concerne les fonctionnalités : votre calendrier peut être ( si vous le souhaitez ) intégré à google et vous permet par la même occasion de vérifier automatiquement vos disponibilités et d’ajouter les nouveaux évènements à venir aux calendriers digitaux. Vous aurez, vous et votre rendez-vous, un rappel pour vous notifier l’évènement.

Il peut s’intégrer à votre site internet et permet une prise de contact plus facile.

Calendly est doté d’une intelligence des fuseaux horaires, il les détecte. Ainsi, si vous avez une visée internationale, cela rend la chose beaucoup plus simple.

Vous pouvez aussi automatiser l’envoi de sms ou de mail qui peuvent être des rappels, des remerciements, des demandes de réunions ou encore des enquêtes de satisfaction.

Quant aux métriques intelligentes, elles permettent de mesurer l’engagement des invités.

Pour résumer, en utilisant Calendly, vous aurez des confirmations instantanées des réunions, vous améliorerez le flux de réservation, vous pourrez synchroniser tous vos calendriers, mettre en place des règles de priorités personnalisées, etc.

En gros, vous aurez un mini secrétaire à votre service.

Évidemment, ce que nous vous avons cité sont un amas de petites choses qui à long terme va vous changer la vie.

2- Evernote

Le second outil de notre sélection est Evernote.

C’est une application américaine qui recense environ 250 millions d’utilisateurs et cela notamment grâce à ses extensions. Elle est disponible à partir de tout support qui fonctionne sous iOs, Android, Mac ou encore Windows.

Alors concrètement, en quoi ça peut vous aider ?

C’est un outil qui vous poussera à mieux vous organiser. Vous pourrez plus facilement prendre des notes depuis votre ordinateur, téléphone ou tablette.

Si vous pensez une seule seconde que l’application « note » déjà installée dans votre téléphone suffit, vous vous mettez le doigt dans l’œil.

En effet, vous pouvez travailler sur tout type de support : texte, image, audio ou encore PDF. Ce logiciel vous permet de scanner directement des documents ou encore de créer des listes de tâche à faire. Vous pouvez aussi utiliser des fonctions pour capturer des contenus web en plus d’avoir de nombreux plugins. Ainsi, vous pourrez vous connecter sur différents comptes et applications comme Gmail, Zapier, IFTTT, confluence, et bien d’autres.

Aussi, Evernote nous donne un accès à des Templates pour nous faciliter la tâche.

Le point fort, c’est qu’Evernote est facile d’usage. D’une part vous limitez votre impact sur l’environnement en vous encombrant avec des post-it collés partout et d’autre part, vous évitez de perdre vos idées, tout en les réorganisant.

Bien souvent, la peur de travailler uniquement sur du numérique existe parce qu’on ressent le fait de ne pas réellement avoir la main mise sur notre travail et par conséquent de tout perdre si l’ordinateur s’éteint ou s’il y a une panne. Et pourtant… Evernote a pensé à tout : l’application enregistre instantanément et automatiquement les notes et synchronise tout sur chaque appareil utilisé. Aucune chance de perdre la moindre note.

En plus de cela, vous avez accès à un calendrier qui notifie de manière instantanée vos réunions, améliore votre flux de réservation, synchronise les calendriers, etc.

L’organisation est le pilier d’un travail productif et efficace, d’où l’importance d’utiliser des outils de prise de note. Non seulement vous organisez vos idées avec la mise à disposition d’étiquettes et de cahiers de notes mais en plus vous concrétisez vos dossiers.

Le point fort c’est surtout surtout la garantie de la sécurité des données stockées. On n’y pense pas forcément instinctivement mais c’est un aspect qui doit être au centre de nos activités en tant qu’avocat.

Vous avez aussi à votre disposition : un espace de recherche rapide pour retrouver des documents ou des données stockée et ça, ça change la vie !

Finalement, Evernote, ça aide à centraliser les informations afin les organiser de manière claire et structurée. = avec ça vous adoptez un mode de travail totalement numérique

Si vous n’aimez pas l’interface, d’autres outils comme Notion ou Microsoft OneNote font tout aussi bien l’affaire (et sont eux aussi gratuits) !

3- Sendinblue

Enfin, le dernier outil dont nous allons vous parler aujourd’hui c’est Sendinblue. C’est un logiciel d’e-mailing français qui propose une solution marketing complète de grande qualité. Concrètement, si vous souhaitez mettre en place une newsletter à destinations de vos clients/prospects, c’est un outil particulièrement bien fait !

Si son utilisation change grandement le quotidien, il est en plus l’un des logiciels les plus performants du marché alors que la concurrence est assez rude.

Il vous permet de faire des envois d’email, du reporting de statistiques, du marketing en automatisation, de travailler avec un CRM ou à partir de templates / landing page ou encore l’envoi de sms promotionnels ou transactionnels (plus intrusif qu’un email, il ne faut pas en abuser)

En plus d’être très complet, Sendinblue est intuitif (pour les connaisseurs, il ressemble à WordPress), sa prise en main est simple et permet au mieux d’optimiser son temps.

En plus, Sendinblue est doté d’une partie CRM. Aussi, cette partie-là sert principalement aux créateurs d’entreprises ou aux TPE/indépendants avec des fonctionnalités comme la centralisation des contacts, la gestion des relances, des rendez-vous et tâches ou encore la gestion des opportunités commerciales. Pour le coup, ce n’est pas l’outil le plus adapté à la pratique du cabinet d’avocat.

Sendinblue est un outil qui permet de garder un lien avec le client/prospect sans pour autant rendre la chose compliquée.

Vous aurez aussi accès aux statistiques : taux d’ouverture, de clics, etc. Ainsi, vous pourrez avoir une vue d’ensemble sur votre communication afin de vous améliorer par la suite.

De manière générale, vous pourrez optimiser votre temps en préparant à l’avance certains mails, certaines newsletters. Vous dégagerez des moments pour mieux travailler sur certains dossiers, ou rendez-vous sans avoir la charge mentale d’envoyer publier en temps réel des mails.

Pour parler de la concurrence, Mailchimp ou encore Lemlist sont tout aussi puissants et peuvent répondre à vos besoins.

Enfin, si vraiment vous souhaitez gagner du temps, il existe des ERP spécialisés pour les avocats qui regroupent l’ensemble des besoins que peut avoir un cabinet. Chez Anomia, nous travaillons avec Diapaz.

Ces trois outils groupés vont vous permettre d’avoir une prise de recul sur vos activités tout en voyant si vos nouvelles habitudes sont productives. Evidemment que notre article n’est pas exhaustif. Savoir s’organiser n’est pas une qualité qui s’apprend en un claquement de doigts. Mais être conscient du problème et des alternatives qui sont à notre portée est un gain de temps non négligeable.

Pour aller plus loin, des formations dans le réseau Anomia sur l’utilisation des outils digitaux pour les avocats sont dispensées !