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Mettre la digitalisation au service de son cabinet d’avocats

Chez Anomia, nous travaillons régulièrement avec des associés qui se sentent perdus face à la digitalisation et ne savent pas comment y prendre part. Souvent délaissés parce que perçus comme trop compliqués à utiliser, les outils digitaux peuvent pourtant s’avérer utiles et la crise sanitaire actuelle ne fait que renforcer leur utilité, notamment dans l’exercice du métier d’avocat.

D’une part, la digitalisation, lorsqu’on choisit les bons outils numériques, peut permettre de gagner du temps, d’augmenter la productivité et donc la rentabilité de son cabinet. D’autre part, la digitalisation est indispensable si l’on souhaite mettre en place un développement commercial efficace. Nous vous donnons donc nos conseils pour développer la clientèle de votre cabinet et assurer un service juridique de qualité grâce à la digitalisation, sans faire appel à des professionnels.

Optimiser ses processus internes

Les bons outils et logiciels peuvent permettre de considérablement gagner en productivité et donc en rentabilité. L’important lorsqu’on commence, ce n’est pas d’utiliser des logiciels trop compliqués à utiliser ou qui demandent un grand temps de formation. En effet, cela nécessiterait de faire appel à un cabinet de conseil permettant d’implémenter ces solutions, capable de gérer une profonde transformation digitale, de l’installation à la formation des avocats. Lorsqu’on est associé dans un cabinet de petite ou moyenne taille, il est préférable de commencer par des outils simples d’utilisation, facile à manipuler pour tous.

Gérer et partager ses données en toute sécurité

Un premier outil indispensable concerne la gestion des données.  Chacun de vos dossiers comporte de nombreux documents, de nombreuses informations qui doivent être stockés sur un Cloud et pas uniquement sur vos ordinateurs. Un Cloud est un espace de stockage en ligne, souvent accessible depuis plusieurs plateformes (ordinateurs portables, tablettes, smartphones…). Le Cloud garantit la sécurité de vos données et vous permet d’avoir une sauvegarde de celles-ci en cas de problèmes sur vos appareils. Beaucoup d’avocats stockent encore tous leurs dossiers sur leur ordinateur, ce qui est très risqué. Par ailleurs, ce mode de fonctionnement ne permet pas un partage des données au sein du cabinet et la recherche d’informations peut alors s’avérer chronophage pour les autres membres. Un stockage centralisé permettrait à tous de gagner du temps, temps qui pourra être consacré à des tâches juridiques, en lien avec le droit, et non plus des tâches administratives.

Chaque solution de Cloud dispose de spécificités propres et c’est à vous de déterminer quels sont les critères déterminants pour choisir celle qui correspond le plus à votre activité. Il existe par exemple des solutions françaises, où les données sont hébergées en France et ne sont donc pas soumises au « USA Patriot Act », qui permet au gouvernement américain d’avoir accès à n’importe quelles données dès lors qu’elles sont gérées par une entreprise américaine ou localisées aux États-Unis. Si la protection de données particulièrement sensible est un critère important pour vous, il faudra vous tourner vers des solutions françaises telles que Oodrive ou encore Livia. Sinon, un outil comme Google Drive, très ergonomique et facile d’utilisation, pourra vous suffire.

Une autre fonctionnalité importante de ces espaces de stockage est de faciliter la collaboration en permettant la modification des documents en ligne. Un tel outil est essentiel à mettre en place dès lors que plusieurs avocats doivent travailler ensemble sur un même dossier. Aujourd’hui, la plupart des solutions permettent de gérer les autorisations d’accès selon différents niveaux. Il est même possible, pour certaines solutions, de partager des documents avec ses clients si besoin.

En plus d’un outil permettant de travailler en simultané sur un dossier, il peut être intéressant d’utiliser un service de messagerie instantanée, surtout si votre cabinet est composé d’un nombre important d’avocats. Une messagerie instantanée permettra aux membres du cabinet de communiquer plus facilement entre eux et de faciliter les échanges sans perdre de temps. Ceci est d’autant plus utile si vous avez recours au télétravail au sein de votre cabinet.

Optimiser la gestion de vos projets

Lorsque l’on traite plusieurs dossiers en même temps, il est très facile de se perdre dans toutes ses tâches. Pourtant, il est très simple de mieux s’organiser et d’être plus productif, grâce à des logiciels de gestion de projet ou ERP (Enterprise Resource Planning) en anglais. Ce genre de logiciel est d’autant plus indispensable lorsque l’activité du cabinet d’avocat se développe.

Un logiciel ERP de gestion de projet permet de centraliser les données afin de les utiliser pour optimiser votre activité. Il vous est possible de créer des fiches pour les dossiers en cours et d’attribuer à chaque avocat collaborateur ou associé des tâches au sein de chaque projet. Vous pouvez alors superviser la répartition du travail et avoir un suivi en temps réel de l’avancement sur chacun des dossiers tout en ayant une vision globale de la charge de travail des avocats.

Par ailleurs, de nombreux logiciels disposent d’une fonctionnalité pour rentrer les temps passés sur chaque tâche. Or, c’est une donnée qui manque cruellement au sein des cabinets d’avocats et qui est pourtant nécessaire lors de l’analyse de la rentabilité de son cabinet. En effet, de nombreux avocats ne parviennent pas à savoir si leurs clients sont rentables puisque le temps facturé ne correspond pas au temps réellement passé pour traiter le dossier. En mettant en place un suivi régulier du temps passé il est donc possible d’établir une facturation plus juste.

La première étape pour insérer votre cabinet dans la révolution digitale réside donc dans la gestion des données et dans la gestion de projet. En digitalisant ces deux aspects de votre activité, vous gagnerez en productivité et efficacité. Cette optimisation des processus participera à améliorer la qualité de votre service juridique et à l’exercice de votre métier en toute tranquillité.

Améliorer le développement commercial

Ce n’est pas seulement en interne que la digitalisation peut avoir des bénéfices. Pour acquérir de nouveaux clients, le bouche-à-oreille ne suffit plus et beaucoup d’avocats l’ont compris. Toutefois, un simple site internet ne suffit pas à assurer sa présence digitale.

Acquérir de nouveaux clients grâce à la communication digitale

Aujourd’hui, de nombreuses stratégies de marketing digital permettent d’optimiser son site internet et d’augmenter sa visibilité sur les moteurs de recherche. Votre cabinet d’avocat doit donc implémenter une stratégie digitale afin d’être mieux référencé et plus visible. Par exemple, un cabinet d’avocats dont les associés publient régulièrement des articles internet sera mieux référencé et remontera dans les recherches internet.

Un autre moyen de mettre son site internet en avant est d’avoir des partenaires qui redirigent les visiteurs de leur site sur le vôtre. Vos partenaires, qui peuvent être des sites spécialisés dans le domaine de la justice tels que Village Justice, insèrent des liens vers votre site, appelés « liens retour », sur lesquels les visiteurs vont être dirigés lorsqu’ils cliquent dessus. Plus un site possède des « liens retours » sur d’autres sites, plus il est considéré comme réputé et donc les moteurs de recherche vont le mettre en avant. Toutes ces stratégies sont bien très complexes et l’important n’est pas de concentrer tous ses efforts dessus mais il est important de garder en tête qu’il s’agit d’un sujet à développer pour la suite, d’autant plus si la notoriété de votre cabinet est vouée à être développer. Dans un premier temps, publier régulièrement sur votre site internet reste un bon moyen de le faire ressortir et de gagner en visibilité.  

En plus du site internet, la communication sur Linkedin est indispensable, d’autant plus si vos clients sont des décideurs juridiques très présents sur le réseau social. Accroître son réseau sur Linkedin est un bon moyen de renforcer sa notoriété et d’attirer des prospects. Une fois vos cibles identifiées, n’hésitez pas à les ajouter dans votre réseau pour qu’ils puissent avoir accès à vos contenus et y réagir. De ce fait, pour garder un contact avec vos prospects, publiez régulièrement des posts qui pourraient les intéresser. Trop souvent les avocats ont tendance à rédiger des contenus qui n’intéressent que leurs confrères et ne touchent donc pas leurs cibles. Pour aller plus loin sur la stratégie Linkedin à adopter pour développer sa clientèle, écoutez notre webinar sur le sujet.

Piloter la prospection et la relation client

En plus de permettre l’acquisition de nouveaux clients, les outils digitaux peuvent avoir de nombreux avantages dans la gestion de la relation avec les prospects et les clients du cabinet. Dans ce cas, un logiciel CRM (Customer Relationship Manager) permet de gérer le parcours du client dans le processus de vente. Dès la phase de prospection, il est primordial de compiler les informations collectées dans le CRM et de suivre l’avancement de la vente. Chaque échange avec le prospect doit être renseigné dans le CRM afin d’établir un suivi rigoureux de votre prospection commerciale. Une fois que le prospect est devenu client, on continue à garder une trace des échanges et des contrats signés dans ce même logiciel. Bien plus qu’un simple carnet d’adresses, le CRM est un outil numérique qui facilitera l’exercice de votre profession.  

Un bon suivi doit pouvoir vous conduire à mener des actions concrètes dans votre développement commercial. En gardant une trace des échanges avec vos prospects et clients, il vous sera possible d’en déduire des indicateurs à suivre pour mieux évaluer votre performance et piloter votre stratégie de développement. Du côté des prospects, vous pourrez établir quelles sont les prochaines étapes à effectuer pour les convertir en clients : il vous sera par exemple très facile d’obtenir une liste de clients à relancer par mail. Du côté des clients, les connaissances obtenues et compilées dans votre CRM seront également utiles pour comprendre leur comportement et la typologie de clients que vous souhaitez cibler.

Enfin, la centralisation de ces informations au sein d’un cabinet d’avocats est essentielle pour construire des synergies entre associés mais aussi avec les collaborateurs travaillant sur les dossiers. De même, la relation client s’en trouve améliorée puisque les avocats vont pouvoir offrir une meilleure expérience client au sein du cabinet.

Toutefois, il est important de comprendre que, pour qu’un CRM puisse être utile à votre cabinet, il faut le mettre régulièrement à jour. Cela nécessite donc d’inviter tous les avocats du cabinet à se familiariser avec l’outil et d’en faire une utilisation systématique.

Se tourner vers les legaltech

Le digital a également investi le monde du droit pour donner naissance à de nombreuses legaltech sur le marché. Lorsqu’on parle de « legaltech », on parle généralement des entreprises utilisant la technologie pour faciliter le travail des professionnels du droit en leur permettant de gérer leur facturation, leur comptabilité ou toute autre tâche quotidienne grâce à un outil digital. Aujourd’hui, ce terme désigne par extension toutes les nouvelles entreprises qui vendent des services juridiques numériques. En effet, ces legaltech ne se contentent plus de cibler les cabinets d’avocats, mais ont décidé de s’approprier leur propre technologie pour concurrencer les cabinets traditionnels dans certaines offres (création d’entreprise, assistance juridique en ligne, protection des marques…). Bien évidemment, dans cet article, nous abordons uniquement les legaltech qui visent à faciliter le travail quotidien des avocats.

En complément des solutions précédemment évoquées, de nombreuses legaltech peuvent donc permettre aux cabinets d’avocat d’augmenter leur performance. Elles proposent divers services destinés aux cabinets d’avocats, allant du recrutement à la recherche de ressources en droit tel que le propose Doctrine. Grâce aux legaltech, les cabinets n’ont plus besoin d’opérer une profonde transformation digitale pour avoir accès aux nouvelles technologies. De nombreux sites recensent ces entreprises et les services qu’elles proposent, à vous de décider celles qui pourraient être utiles dans votre travail quotidien.

De manière générale, il existe une multitude de solutions qui seront utiles à votre cabinet. Prendre le temps de les comparer vous permettra de choisir la solution la plus adaptée et de gagner un temps considérable par la suite. Nul besoin de se tourner uniquement vers des solutions destinées aux cabinets d’avocats, il existe de très bonnes solutions visant tous types d’entreprises. La crise sanitaire actuelle a remis en lumière un nouveau monde digital pour les entreprises. Le secteur de la justice et en particulier la profession d’avocat ne sont pas épargnés par cette nouvelle vision. Gardez bien en tête que le numérique et les nouvelles technologies doivent toujours être utiles pour votre cabinet et ne pas être des freins à votre profession : si vous n’arrivez pas à tout mettre en place ou si vous n’utilisez pas régulièrement vos outils c’est qu’ils ne vous conviennent pas. N’hésitez pas à profiter des périodes d’essai gratuites proposées pour tester de nouvelles solutions et trouver celle qui convient à votre cabinet et à votre utilisation.

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