Avocats : 5 conseils pour améliorer votre trésorerie
La trésorerie est une question clé pour toute entreprise, les avocats ne font pas exception. Sans trésorerie, l’activité s’arrête. Avec une trésorerie faible, le stress et les nuits blanches font leur apparition. Avec une trésorerie trop importante, vous perdez paradoxalement de l’argent.
Voici donc 5 conseils pour améliorer votre trésorerie et mieux la gérer.
Suivez vos flux de trésorerie
Le plus souvent, nul besoin d’un logiciel cher et complexe : un simple Excel suffit. Suivez ainsi votre niveau de trésorerie actuel, c’est-à-dire ce qu’il y a sur votre compte en banque.
Actualisez rapidement cette feuille chaque semaine, le lundi matin ou le vendredi soir, en consignant les paiements entrants prévus durant les 8 prochaines semaines (avec une colonne par semaine). Faites de même avec les paiements sortants prévus durant les 8 prochaines semaines.
Vous aurez ainsi une bonne vision de variations de trésorerie prévisibles dans les deux prochains mois et pourrez ainsi anticiper en allant faire davantage de recouvrement ou en repoussant des dépenses.
Faites-vous payer plus tôt et plus souvent
Vous l’avez compris, la trésorerie est souvent une histoire de timing. Basiquement, le but du jeu est de se faire payer vite, et de payer plus tard.
Les avocats ont souvent du mal à parler d’argent avec leurs clients. Envoyer la facture est toujours une étape difficile (à tort !) pour un avocat. Si bien qu’un des effets pervers est que les factures gonflent et tardent.
Un premier levier consiste à se faire payer tout ou partie de la prestation avant de commencer la production.
Si vous facturez au forfait pour des montants peu significatifs par rapport aux habitudes de vos clients, il est tout à fait possible de se faire payer toute la prestation en amont ! Il s’agit là d’une pratique courante en entreprise. Il s’agit simplement d’expliquer sereinement au début de la relation les règles : “Concernant la suite des évènements, si la prestation vous convient, je vous adresserai une facture et nous lancerons ensuite les opérations.”
Lorsque c’est présenté comme les règles du jeu, les clients n’y voient souvent aucun problème ! Et si cela dérange le client, il vous le fera savoir et vous n’aurez qu’à proposer des facilités de paiement.
Si vous facturez des forfaits importants ou que vous fonctionnez au temps passé, n’hésitez pas à demander des provisions importantes (50 % du montant attendu par exemple). Là encore, si vous l’annoncez comme une évidence, les protestations seront rares. Vous n’avez rien à perdre, car, s’il y a une négociation, vous partirez d’un référentiel plus important !
Enfin, dans le cas d’un paiement en plusieurs fois, multipliez les échéances. Mieux vaut avoir 3 000€ tous les mois que 9 000 € dans 3 mois !
Construisez un processus de recouvrement
Une facture implique un délai de paiement qui doit être respecté. Il n’y a donc absolument aucune raison de ne pas avoir un système de suivi et de relance solide et systématique. D’autant plus qu’il ne faut pas oublier la raison majeure des retards de paiement (hors grand groupe) : la procrastination !
N’hésitez donc pas à établir un process automatisé ou semi-automatisé avec :
- Un mail d’envoi de la facture
- Un mail dit de “pré-relance” avec un rappel soulignant simplement que la facture arrive à échéance dans 5 jours
- Un mail de relance 3 jours après l’échéance
- Un mail de relance 10 jours après l’échéance
- Un appel de l’associé 15 jours après l’échéance
N’ayez pas peur, le client sait que c’est votre droit d’être payé ! Le plus souvent, il s’agira d’un simple oubli ou de procrastination. Avec vos relances, le client rattrapera son retard sans que cela ne détériore votre relation. Si vous voulez tout de même garder de la distance avec ce process de facturation, vous pouvez également faire partir ces mails d’une adresse mail liée au “service comptabilité” de l’entreprise.
Enfin, si votre client vous répond qu’il a actuellement des problèmes de trésorerie, soyez bien sûr conciliant en proposant un nouvel échéancier.
Réduisez les dépenses qui ne produisent pas de valeur pour le client
En cas de difficultés de trésorerie, l’une des actions court terme à entreprendre absolument est de réduire toutes les dépenses qui ne produisent pas réellement de valeur pour le client.
Prenez votre compte en banque, et interrogez-vous sur la pertinence de chacune des dépenses. Il peut s’agir des bureaux, du matériel, des restaurants, des transports, des prestataires, du matériel…
En cas de difficultés importantes de trésorerie, la règle est simple : si une dépense de change rien à l’expérience du client, coupez-là.
Il sera temps de reprendre ces dépenses de confort une fois la trésorerie rétablie.
Constituez une trésorerie solide et un découvert de secours
Suite à notre premier conseil, vous surveillez désormais votre trésorerie. Sachez que la trésorerie s’exprime généralement en mois de charges. Si vous avez 15 000 € de charges par mois, un mois de trésorerie équivaut donc à 15 000 €.
Faites ainsi grandir votre trésorerie jusqu’à atteindre un mois de trésorerie au grand minimum. Dans l’idéal, il faut atteindre 3 à 4 mois de trésorerie en banque, c’est largement suffisant pour être en sécurité.
Concrètement, cela veut dire que si le cabinet arrête complètement son activité demain, vous tenez entre 3 et 4 mois. Étant donné que l’activité de s’arrête jamais complètement, vous tiendrez bien plus longtemps en cas de difficultés.
Vous pouvez également vous octroyer un filet de sécurité supplémentaire en négociant un découvert autorisé le plus important possible avec votre banque. Vous aurez ainsi vos 4 mois de trésorerie d’avance, plus un découvert autorisé.
Au-delà de ces 4 mois de trésorerie, faire grandir davantage la trésorerie est contre-productif. En effet, il y a globalement deux situations :
- Vous êtes dans une phase de croissance : ainsi, une fois le niveau de trésorerie atteint, vous devez absolument réinvestir l’excédent dans la croissance, en recrutant par exemple. Autrement, vous perdez en vitesse.
- Vous êtes dans une phase d’optimisation : votre but n’est pas de croître. Ainsi, une fois le montant de sécurité dépassé, il vous faut absolument sortir l’argent du cabinet pour le faire travailler à titre personnel. En effet, l’excédent sera bien plus utile en vous permettant de partir en vacances ou d’investir dans de l’immobilier qu’en dormant sur le compte de l’entreprise !
Une trésorerie saine, c’est un cabinet solide et des associés sereins ! Pour aller plus loin dans l’analyse financière de votre cabinet, rendez-vous sur nos simulateurs :
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