L’automatisation contractuelle, un atout pour les cabinets d’avocats !

Marie-Alice GODOT-SORINE exerce la profession d’avocat depuis 20 ans. Elle est la fondatrice et dirigeante du cabinet MAGS AVOCATS qui est spécialisé dans les opérations de levées de fonds Elle est la Présidente de la Legaltech LEGAL PILOT qu’elle a créée en 2017 avec des confrères avocats. LEGAL PILOT édite un logiciel SaaS d’automatisation juridique qui s’adresse aux avocats et juristes d’entreprises. En partenariat avec Anomia, elle a accepté d’écrire cet article !  Bonne lecture ;).


Avant d’entrer dans le vif du sujet, je pense qu’il est utile de rappeler que la grande majorité des avocats emploient la bonne vieille méthode du « copier – coller – personnaliser » pour rédiger leurs contrats.

Ça fonctionne, mais cette méthode présente plusieurs limites :

Au regard de  la rentabilité d’un cabinet d’avocats  : Les clients ne perçoivent que la part immergée de la valeur ajoutée de l’avocat (conseils, aide à la négociation, présence à leurs côtés…).La rédaction est une tâche chronophage et les avocats savent tous à quel point il est difficile de valoriser la part de leur travail rédactionnel. Dans la pratique, tous les avocats, qu’ils exercent seuls ou en cabinet, censurent leurs temps ou minorent leurs taux de facturation liés à la rédaction de leurs contrats.

Au regard de  la qualité des contrats : Avec le temps, les modèles de contrats deviennent rapidement trop lourds, ils contiennent des erreurs reproductibles et ils sont très difficiles à mettre à jour (jurisprudence, nouveaux textes de loi …). On touche très vite les limites d’une organisation qui repose sur l’utilisation des  modèles négociés – rallongés – recyclés.

Au regard de  l’efficacité du travail en équipe : Déléguer la rédaction d’un contrat à un collaborateur junior en lui donnant pour consigne de s’inspirer d’un modèle, voire de plusieurs modèles, rédigé(s) pour un-d’autre(s) client(s) est un casse-tête. Cette méthode est fragile, car elle fait appel à la mémoire humaine et individuelle de l’avocat (dans quel dossier ais-je déjà rédigé ce genre de contrat ? dans quel contexte approchant ? Combien de versions pour aboutir au document final ?). Tous les avocats qui délèguent la rédaction des contrats à des collaborateurs junior se reconnaitront dans mes propos et savent à quel point il est fastidieux de relire ou corriger un contrat car il faut toujours veiller au bon usage du modèle dans son contexte particulier.

Ceci étant rappelé, en quoi l’automatisation peut-elle impacter positivement et profondément l’organisation d’un cabinet d’avocats ?

Très schématiquement l’automatisation est une technologie qui consiste à paramétrer des templates dynamiques : l’utilisateur répond à un enchaînement de questions et le système élabore en quelques minutes un contrat personnalisé en fonction des réponses.

Mener une démarche d’automatisation permet aux avocats d’agir positivement sur les trois leviers évoqués ci-dessus : rentabilité/qualité/travail d’équipe.

Sur la rentabilité du cabinet d’avocats :

Le gain de temps obtenu grâce à l’automatisation peut être  impressionnant. Les réponses apportées à un seul questionnaire, génèrent le contrat principal mais également toute sa suite de documents liés. Le paramétrage des templates dynamiques  permet de réduire jusqu’à 80% du temps consacré à la rédaction des contrats, même quand ils sont complexes. Il n’est pas difficile de comprendre que ce gain de temps permet à un avocat d’améliorer ses marges et/ou de réduire ses tarifs pour rester compétitif sur le prix des documents à moindre valeur ajoutée.

Une démarche : la mise en œuvre d’une démarche d’automatisation doit être considérée comme pour toute décision d’investissement (dépense/amortissement/rentabilisation). Par investissement, je ne fais pas référence au seul prix de la solution technologique.

Le marché propose aujourd’hui des solutions SaaS avec des abonnements annuels qui démarrent dès 100 euros/mois. Inutile de prendre sa calculette pour comprendre que le coût annuel d’un logiciel d’automatisation peut être amorti dès la rédaction des premiers contrats !

Un investissement : par investissement, j’entends surtout le temps et l’énergie que le cabinet d’avocats doit consacrer à la prise en main du logiciel (rapide) et la création de ses templates dynamiques (plus long). Pour réussir sa démarche d’automatisation, le cabinet doit procéder progressivement et avec méthode. La règle d’or consiste à se mettre « en mode projet », apprendre à maîtriser le logiciel (pas de besoin de savoir coder) et surtout, commencer par les contrats les plus courants avant de s’attaquer progressivement aux contrats les plus complexes.

Les binômes junior (très à l’aise avec les outils) senior (expérience métier) sont les plus efficaces. La courbe d’apprentissage peut être très rapide et les premiers résultats sont très encourageants !

Sur la qualité des contrats :

L’automatisation permet aux avocats de travailler sur des documents plus courts, mieux structurés et plus rapides à négocier. L’automatisation facilite également la mise à jour des modèles, leur amélioration devient itérative et réduit le risque d’erreurs. Au niveau d’un cabinet, l’automatisation standardise la qualité des documents.

Pour ceux qui seraient tentés de penser que l’automatisation appauvrit la qualité des contrats et  la subtilité des raisonnements, c’est exactement l’inverse ! L’automatisation d’un modèle de contrat invite souvent les rédacteurs les plus chevronnés et pointilleux à revoir leurs trames, les enrichir ou au contraire les raccourcir et tout simplement les mettre à jour.

Sur l’efficacité du travail d’équipe :

L’automatisation permet aux collaborateurs de trouver le « bon modèle au bon endroit avec le mode d’emploi en plus !», les questions qui s’enchaînent et auxquelles l’utilisateur doit répondre, ne sont rien moins d’autre que de la modélisation du raisonnement juridique. Très concrètement le paramétrage de l’enchaînement des questions qui sont posées à l’utilisateur qui progresse dans un questionnaire (et celui des clauses appropriées qui évolue en temps réel au fur et à mesure des réponses) ne sont  ni plus ni moins que des arbres décisionnels, des arbitrages juridiques.

L’automatisation permet, on le comprend, de déléguer la rédaction des contrats à des juniors plus facilement (arbitrages balisés et sécurisés, gain de temps dans la relecture etc ..).

Conclusion

Je souhaiterais conclure sur le fait que les avocats français (comme les juristes d’entreprises) sont de plus en plus nombreux à s’équiper d’un logiciel d’automatisation. Ces cabinets d’avocats améliorent leurs performances financières, dynamisent le travail d’équipe, attirent de jeunes talents et certains proposent déjà des services innovants à leurs clients en se créant de nouvelles opportunités de marché. Ce phénomène va s’accélérer rapidement et risque de créer une fracture entre les cabinets qui auront entamé une démarche d’automatisation et ceux qui n’auront rien modifié dans leur organisation.

Enfin, j’aimerais tordre le cou à deux idées reçues : l’automatisation c’est compliqué et ça coute cher. Les nouvelles solutions technologiques d’automatisation ne sont plus réservées aux seuls grands cabinets. Elles sont faciles à prendre en main (pas besoin d’être informaticien) peu onéreuses et on peut les essayer gratuitement. Beaucoup d’avocats individuels ou de jeunes collaborateurs libéraux s’équipent d’une solution, ce qui devrait donner à réfléchir aux cabinets de petite taille ou de taille moyenne.

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