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4/7 – Créer et développer son cabinet en 7 étapes – Organiser sa structure

Valentin Tonti Bernard

4/7 – Créer et développer son cabinet en 7 étapes – Organiser sa structure
Valentin Tonti Bernard
Valentin Tonti Bernard
09/12
Date
8h00
Horaire
Gratuit
Prix

L’avocat a deux rôles principaux : acquérir des clients et délivrer une prestation intellectuelle. Il est essentiel de savoir organiser ces deux tâches conjointement.

Organiser son activité d’avocat concerne aussi bien les relations avec la clientèle que les processus de production. Ainsi, que mettre en place pour gérer et fluidifier au quotidien son activité ?

Pour vous aider à structurer votre activité, nous répondrons aux questions suivantes :

Pourquoi est-il nécessaire de se structurer ?

Structurer son activité et son cabinet signifie mettre en place des procédures à suivre et faire suivre. Cela vous permet d’éviter les aléas et de maîtriser votre production en interne : qui trait quel dossier, en combien de temps, …

Une fois que vous serez bien organisé, vous réduirez de manière considérable votre charge mentale ainsi que vos temps de production.

Il faut savoir vous organiser autant du côté de vos connaissances internes, de vos ressources humaines, que de vos relations avec vos clients. Mettre en place une structure efficacement permet de soutenir une croissance saine pour votre cabinet.

Comment structurer ses relations avec ses prospects ?

Premièrement, il est important de distinguer en premier lieu les prospects qui prennent contactent avec vous (Inbound) et ceux que vous contactez vous-même. (Outbound).

  • Prospect Inbound : Un prospect entre en contact avec un membre de votre cabinet. L’enjeu sera ici de le diriger vers la bonne personne, de savoir si celui-ci est qualifié et peut potentiellement devenir un client de qualité pour votre cabinet, de pouvoir lui proposer le bon produit au bon prix et au bon moment.
  • Prospect Outbound : Un prospect interagit avec un contenu que vous avez publié. L’enjeu sera ici d’identifier le prospect et de lui proposer d’échanger avec vous.
Concrètement, cela signifie mettre en place des process simples qui vous permettront de garder contact avec ceux qui sont intéressés par vos services mais qui ne sont pas encore prêts à contracter, de pouvoir contacter à coup sûr des gens qui manifestent de l’intérêt pour vos produits, …

Comment organiser sa relation client ?

Structurer sa relation client implique de maîtriser chacune des phases de cette dernière, de la signature du deal jusqu’après la fin de la prestation. Vos relations avec vos clients ne sont pas limitées à votre prestation.

Vous devez pouvoir relancer sans faute vos clients, les recontacter au bon moment, avoir une vision globale de l’avancée de leur dossier, les tenir régulièrement au courant de l’avancée de votre travail, obtenir systématiquement des feedbacks à la fin de chaque prestation, garder un lien actif avec vos anciens clients, …

Comment structurer la chaîne de production ?

Si vous réussissez à vous organiser au mieux, vous pourrez ainsi gagner en efficacité et augmenter la rentabilité de chacun de vos dossiers.

Ainsi, l’organisation de votre chaîne de production concerne aussi bien la délégation des différentes étapes d’un dossier que la normalisation et l’automatisation de certaines tâches. Beaucoup d’avocats sont réticents à modéliser leur production, pourtant les gains de rentabilité obtenus peuvent être drastiques. Que ce soit votre travail ou celui d’un outil, cela ne fera aucune différence aux yeux de vos clients si les deux répondent de la même manière à son objectif.

En normalisant votre production et en passant moins de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée telle que la rédaction d’actes, vous pourrez vous concentrer sur la relation client et les aspects qualitatifs de la prestation.

La méthodologie reste la même que précédemment : il vous faudra diviser et décortiquer votre prestation en différentes étapes et voir lesquelles vous pouvez vous permettre de déléguer ou d’automatiser.

Pourquoi et comment construire la « bible » de son cabinet ?

La “bible” de votre cabinet d’avocats fait référence à l’ensemble de vos connaissances et des documents qui font la valeur de votre cabinet. Sous forme de Google Drive ou de Cloud, il est essentiel de répertorier vos processus de production, les accès à vos outils, …

Cela permet d’avoir une banque d’information accessible par les membres de votre cabinet et permet de gagner un temps précieux lors des recrutements, des échanges de dossiers entre associés ou dans le travail de vos collaborateurs.

Après avoir réfléchi à toutes ces questions, vous serez en mesure de structurer votre cabinet et de vous organiser efficacement. Si certaines des notions abordées vous paraissent relativement floues, nous vous invitons à visionner le replay de ce webinar, dans lequel Valentin donne énormément de détails et d’exemples.

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