Comment optimiser les processus de production au sein de votre cabinet d’avocats ?

Chers avocats, ne perdez plus votre temps sur des opérations répétitives et à faible valeur ajoutée. Concentrez-vous sur les tâches où vous êtes réellement indispensable et laissez le reste à un(e) assistant(e) ou une machine.

L’avocat a deux rôles principaux : acquérir et produire. Lorsque l’on parle de production, on pense aux conclusions, à la rédaction de mémos ou de contrats. On oublie souvent que le quotidien de l’avocat est entaché de tâches répétitives à faible valeur ajoutée. Ces tâches sont souvent attribuées de manière opportuniste en fonction de l’historique du dossier et de la disponibilité de chacun. Il est très rare de rencontrer des cabinets dans lesquels on a pensé de manière aboutie les processus de production et modélisé la temporalité des opérations.

Pourtant, nombreuses sont les tâches de production qui présentent une certaine récurrence ou un aspect strictement documentaire, voire administratif, ne nécessitant donc pas l’attention d’un avocat.

Si vous voulez repenser votre chaîne de production et réduire le temps consacré aux tâches à faible valeur ajoutée, prêtez attention à notre webinar, organisé en collaboration avec Pierre-Michel Motteau de la société LEGAL PILOT,

Vous serez alors enfin en mesure de vous dégager du temps pour vous consacrer à ce qui importe vraiment : le développement de votre cabinet et l’acquisition de nouveaux clients.

Adopter une vision d’ensemble sur le processus de production de votre cabinet d’avocats

Avant de déterminer la stratégie à mettre en place afin d’optimiser vos processus de production, il vous faut impérativement prendre du recul sur votre situation actuelle et examiner précisément les composantes de votre activité.

L’idée est ici de décomposer votre chiffre d’affaires, de sorte à dégager vos principales sources de revenus.

Exemple : vous êtes à la tête du département droit social de votre cabinet, vous constatez que les opérations de licenciement représentent 50% de votre chiffre d’affaires, les modifications de contrat de travail comptent pour 20% et tout ce qui est relatif aux maladies professionnelles pour 30%.

Disséquer ainsi son activité peut s’avérer périlleux. En apparence, chaque dossier est unique, mais en y prêtant attention vous remarquerez les tendances qui s’y dessinent.

Avoir une meilleure vision de cette répartition est nécessaire, mais loin d’être suffisant. Il s’agit désormais d’examiner ces différentes composantes du point de vue de la rentabilité : demandez-vous combien vous rapporte une opération de la sorte par rapport aux ressources employées.

Vous serez surpris de constater que ce qui représente la plus grande part de votre chiffre d’affaires n’est pas toujours ce qui est le plus rentable.
Une opération peut être considérée comme rentable à partir de 40 à 50% de taux de rentabilité. En dessous, cela peut être problématique.
Une activité peu rentable, d’autant plus si celle-ci représente la majorité de votre chiffre d’affaires, n’est pas viable au sein d’un cabinet. Il est impératif de trouver des solutions efficaces qui vous permettent d’augmenter la rentabilité de ces prestations.

Vous pouvez calculer les ratios de rentabilité de votre cabinet d’avocats en quelques secondes grâce au simulateur d’Anomia.

Le moyen le plus simple d’être plus rentable, outre l’augmentation ses honoraires, est d’optimiser le temps passé sur les différentes opérations. Un avocat ne peut pas se permettre de perdre du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée.

A la fin de cette étape, vous deviez avoir identifié vos chaines de production et la répartition des tâches au sein de votre équipe : Qui fait quoi ? Dans quel ordre ? Quels maillons de la chaine peuvent être optimisés ?

Identifier les tâches récurrentes et à faible valeur ajoutée

Il peut s’avérer difficile de repérer les tâches répétitives. L’enjeu est d’estimer lesquelles peuvent être modélisables et déléguées. Nous avons donc établi plusieurs axes de réflexion qui pourraient vous aider à les identifier.

La criticité de vos tâches

Lorsque votre responsabilité professionnelle entre en jeu, analyser la rentabilité d’une opération devient complexe.

• Tâches critiques du point de vue de votre responsabilité d’avocat

Certains sujets sont plus sensibles que d’autres, ces derniers sont difficilement optimisables.
Exemple : dans les dossiers touchant aux contentieux, les délais sont capitaux et doivent impérativement être respectés

Dans votre processus d’optimisation, concentrez-vous en priorité sur les rappels administratifs, les relances de clients, … qui peuvent être effectués par vos collaborateurs.

• Tâches critiques du point de vue de la relation client

Le contact direct avec vos clients est un point clé de votre activité qu’il n’est pas pertinent de déléguer. Appeler ses clients pour les rassurer ou les tenir au courant fait partie intégrante de votre métier d’avocat

En revanche, tout ce qui touche au suivi de dossier ou à la récolte de pièces auprès des secrétaires peut être délégué au sein de votre équipe.

• Tâches critiques du point de vue du secret professionnel

Le secret professionnel est une problématique centrale. Protéger son client de toute diffusion d’informations sensibles ou confidentielles est primordiale.

Demandez-vous qui manie au sein de votre équipe ces informations et comment. Vous verrez ainsi s’il est nécessaire de mettre en place des outils de confidentialité et si ces derniers sont suffisamment cloisonnés.

Un fois que vous avez étudié le caractère critique de vos prestations, vous pouvez vous pencher sur ce qu’il est possible de déléguer.

Le principe de délégation

Au sein de votre cabinet, nombreux sont les avocats qui le font déjà instinctivement. Déléguer parait indispensable lorsque le temps vous manque et que les dossiers s’accumulent.

Cependant, il parait pertinent de différencier les différentes typologies d’acteurs auxquels vous pouvez déléguer vos tâches secondaires.

• Les stagiaires

Que confiez-vous à vos stagiaires lors de leurs premières semaines au sein de votre cabinet ? Cela revient à identifier les opérations les moins sensibles et que vous n’avez pas de difficulté à déléguer.

• Les assistants

Les assistants peuvent se révéler être un réel atout pour votre cabinet. Vous pouvez réaliser un gain de temps incommensurable en leur délégant vos tâches administratives. Vous pouvez ainsi leur confier tout ce qui concerne le suivi de facturation, la récolte de pièces, …

• Les collaborateurs

Il s’avère plus compliqué de lâcher prise lorsque cela touche à vos compétences d’avocat. Pour autant, il est indispensable de déléguer certains dossiers moins critiques pour vous concentrer exclusivement sur ceux où vous êtes réellement indispensable.

Vos collaborateurs les plus expérimentés sont tout à fait habilités à réaliser une partie de vos recherches, des validations de dossiers, des relectures et même de la relation client.

Faites-leur confiance et confiez-leur plus de responsabilités, ils n’en seront que plus impliqués et engagés dans le bon fonctionnement de votre cabinet.

Aujourd’hui, les cabinets d’avocats s’apparentent de plus en plus à des entreprises classiques. Une fois ce travail d’identification réalisé, vous serez à même de produire autrement en délégant et en vous aidant d’outils qualifiés.

Les produits juridiques

Lorsque vous êtes amené à gérer des gros volumes de dossiers, certaines tendances se dessinent. Nombreux sont les dossiers qui se ressemblent et où les processus de production sont similaires.

Si vous y parvenez, nous vous recommandons d’envisager vos prestations comme des produits. Il vous sera ainsi plus facile de les optimiser.

Identifiez les tâches récurrentes, pour lesquelles vous utilisez les mêmes modèles de documents. Construisez des matrices rattachées à vos différents produits et documentez les processus de production.

Vous pouvez ainsi automatiser certaines tâches et mettre en place des outils efficaces et des partages de documents.

Les matrices

Vous avez souvent sans vous en rendre compte déjà établi des matrices de manière instinctive : des mails type, des documents à trous, … Néanmoins, cette documentation se construit souvent à l’échelle individuelle et n’est pas partagée au sein du cabinet.

Vous gagneriez considérablement en efficacité si vous aviez un espace de partage où les matrices seraient accessibles à tous vos collaborateurs.

Intéressez-vous aux matrices déjà existantes au sein de votre cabinet, vous repérerez ainsi les tâches redondantes qui peuvent être optimisées.

Mettre en place une stratégie d’optimisation

Une fois que vous avez effectué tout ce travail préliminaire, vous pourrez enfin vous pencher sur les axes d’amélioration.

Ne perdez pas le cap, il est facile de se sentir dépassé face à la tonne d’information récoltée. Il vous faut optimiser en priorité les tâches à faible valeur ajoutée, récurrentes et pouvant être déléguées.

Vos deux principaux axes d’amélioration sont les suivant : la délégation et la mise en place d’outils pour vous assister.

Attention : les outils ne sont pas tous puissants. Ils ne sont rien de plus qu’un moyen pour vous permettre d’atteindre vos objectifs. Vous ne pourrez automatiser et standardiser une action que si celle-ci a déjà été préalablement réfléchie.

Cas pratique :

Afin de vous donner une meilleure appréhension de votre propre stratégie d’optimisation, appuyons sur l’exemple suivant : imaginons qu’un client vienne vous voir pour la rédaction d’un bail commercial.

Il est possible de découper cette prestation en une série d’étapes :

• Étape 1 : rencontrer le client, un rendez-vous indispensable au cours duquel le client confirme vouloir travailler avec vous et valide vos honoraires.
• Étape 2 : collecter des pièces nécessaires à la rédaction
• Étape 3 : rédiger le projet de bail commercial
• Étape 4 : envoyer le projet de bail au client
• Étape 5 : recevoir les retours du client, voire modifier certains éléments du bail commercial
• Étape 6 : programmer un rendez-vous avec le client pour la signature du bail
• Étape 7 : signer définitivement le bail commercial

En tant qu’avocat, il n’est pas nécessaire que vous réalisiez vous-même l’intégralité de ces tâches si vous comptez au sein de votre cabinet des collaborateurs ou des assistants.

Au cours de certaines étapes, votre présence demeure irréductiblement. Entre autres, il est nécessaire que vous réalisiez vous-même la première et la dernière étape, les deux extrémités du processus du production.

Néanmoins, si vous êtes un avocat associé, vous pouvez aisément déléguer les tâches intermédiaires.

• Pour la collecte des pièces, créez une matrice « bail commercial » dans laquelle vous listez l’ensemble des pièces nécessaires. Votre assistant n’aura plus qu’à les récolter. Si le client n’a pas toutes les pièces d’un coup, il vous suffit de programmer un système de relance quelques semaines après.
• Pour la rédaction du projet de bail, demandez à votre collaborateur de construire le corps du bail, il ne vous restera plus qu’à relire le tout et à modifier quelques éléments.
• Une fois le bail validé par un associé, le collaborateur peut aussi se charger de l’envoi.
• Réservez-vous le traitement des retours de vos clients, afin de conserver une relation privilégiée avec ce dernier.
• La prise de rendez-vous peut aussi être effectuée par quelqu’un d’autre.

Dans cet exemple, aucune tâche n’a été automatisée, mais simplement déléguée. Et pourtant vous avez déjà réalisé un gain de temps énorme.

Mettez ce genre de mesures en place et pensez bien à mesurer leur impact au fil du temps. Il est hautement probable que votre taux de rentabilité augmente drastiquement. Si vous ne mesurez par votre action à l’aide d’indices de performance précis, votre action peut très bien se révéler inutile.

Petit à petit, de nombreuses prestations peuvent être optimisées au sein de votre cabinet. Cela risque de vous prendre du temps, mais les gains que vous réaliserez seront considérables.

Outils et pratiques à implémenter dans votre cabinet d’avocat

Il existe de nombreux outils pour vous assister dans vos tâches du quotidien et vous faciliter le travail. Si vous les mettez en place, ces outils vous permettront permettre de gagner du temps au quotidien. Ces quelques minutes d’économisées peuvent vous paraitre anecdotiques, mais à l’échelle d’une semaine ce sont des heures entières que vous pourrez réutiliser à des fins plus importantes.

Les questionnaires

Un questionnaire bien pensé peut se révéler utile pour collecter des informations, des consentements et réaliser des listes de choses à accomplir.

En interne, une check-list dynamique peut permettre à vos assistants et collaborateurs de savoir quelles pièces collecter et quel est le processus de production à suivre.

En externe, un questionnaire peut remplacer un Excel ou un mail avec des Bullet points.

Vous pouvez utiliser des générateurs de questionnaires gratuits tels que Google Form, Microsoft Form, Survey Monkey, ou bien vous tourner vers des options payantes plus abouties avec Legal Pilot par exemple.

Les logiciels de gestion de votre cabinet

Il existe de nombreux logiciels qui peuvent vous permettre de gérer votre cabinet et les documents que vous souhaitez partager.

Nous pensons notamment à Google Drive, Dropbox ou Microsoft 365, pouvant être complétés par un ERP.

Les CRM

Les CRM sont des logiciels de gestion des relations clients. Ils vous permettent de gérer vos interactions avec vos clients sur le long terme : programmer des relances, planifier des rappels, … pour revenir leur parler au bon moment.

En maintenant un lien actif avec vos clients, vous pouvez ainsi espérer leur vendre d’autres prestations.

Booster sa productivité

Il existe des outils plus ponctuels qui peuvent vous faire gagner quelques minutes dans une tâche redondante :

• Mettre des liens de prise de rendez-vous dans votre agenda en ligne à la fin de vos mails. Cela permet d’éviter les aller-retours d’e-mails inutiles.
  Exemple : Calendly
• Mettre en place des calendriers partagés au sein des équipes. Ils vous permettent à vous et à vos collaborateurs d’avoir une meilleure vision de l’emploi du temps de chacun, notamment si ce sont vos collaborateurs ou vos assistants qui fixent certains de vos rendez-vous.
  Exemple : Google Calendar
• Créer des matrices avec les livrables pour vos clients. Avec une matrice correctement paramétrée et dynamique, vous n’avez même pas besoin de relire les documents.
  Exemple : Legal Pilot
• Tenir à jour une base de données partagées, contenant vos fiches sociétés, fiches salariés, … Cela permet d’éviter les doubles saisis et documents au sein du cabinet

Organisation et mesure de l’efficacité

Une optimisation du processus de production qui n’est pas organisée et méthodique est vouée à l’échec.

Il est impératif de mesurer l’efficacité des mesures qui vous aurez implémentées. Les indicateurs de performance que vous pourrez relever vont au-delà du simple chiffre d’affaires, qui ne veut rien dire en lui-même pour mesurer la perte de temps au sein de votre cabinet.

Pensez à calculer par exemple la durée moyenne de traitement d’un dossier, le nombre moyen de versions produites dans un dossier , le nombre d’e-mails échangés au cours d’une prestation, etc.

Vous pouvez aussi organiser des réunions mensuelles, des comités d’amélioration récurrents pour mettre à jour les documents et les informations des bases de données. Cela peut vous permettre d’avoir au sein de votre équipe un regard critique sur la productivité, et d’impliquer vos collaborateurs dans l’amélioration de celle-ci.

Vos collaborateurs sont un pivot central de votre cabinet. Il existe de nombreux mécanismes, notamment en termes de rémunération, pour les impliquer au maximum dans votre cabinet. Par exemple, mettez en place un système de prime sur la performance, en toute transparence entre vos différents collaborateurs.

Les cabinets d’avocats sont devenus de nos jours des entreprises à part entière. La dimension stratégique de votre cabinet est désormais capitale. Ainsi, vous ne pouvez plus vous permettre de rester en marge du progrès et de l’innovation.

Grâce à notre webinar, vous avez les clefs en main pour optimiser les chaines de production de votre cabinet. Il ne tient qu’à vous de les mettre en place et de vous y tenir dans le temps. N’espérez pas un changement radical et rapide, les meilleures résolutions sont celles qui sont mises en place progressivement. Commencez petit, et pas-à-pas vous valoriserez votre cabinet. En effet, travailler avec des outils vous oblige à dématérialiser votre savoir-faire, votre expertise, et à dépersonnaliser votre cabinet. Cela constitue un réel outil de revente pour ce dernier, et vous simplifie la tâche si un jour vous décidez de le céder.